Wirtualne usługi asystenckie to inaczej delegowanie zadań na zewnętrznego pracownika lub zespół pracowników od przedsiębiorcy, dyrektora, kierownika działu lub specjalisty.
Dziś firmy każdej wielkości koncentrują się na redukcji kosztów, zwiększaniu zysków i zmniejszaniu wydatków. A przy rosnących kosztach zarządzania pracownikami – płacach, świadczeniach, podatkach i ubezpieczeniach – firma może zlecić niektóre prace wirtualnym asystentom.
Każde nawet najmniejszy przedsiębiorca ma naprawdę dużo formalności administracyjnych do wykonania. Wirtualny/a asystent/ka może pomóc przejmując cześć zadań, które dotychczas przedsiębiorca wykonywał samodzielnie, tracąc przy tym swój cenny czas na rozwój przedsiębiorstwa lub ponosił olbrzymie koszty zatrudnienia pracownika.
Wirtualne usługi asystenckie są ważnym składnikiem pomagającym firmom prawidłowo funkcjonować. Zarówno tym, które są we wczesnej fazie rozwoju i nie wyrabiają się z wszystkimi zadaniami, jak i dużym firmom, które zamiast zatrudniać osobę na stałe – wolą korzystać z dodatkowego czasu pracy zewnętrznego zespołu.
Delegowanie zadań to nowoczesna metoda przeznaczona nawet dla małych firm. Pozwala na elastyczne podejście do kwestii zatrudnienia i poszerzanie lub zmniejszanie zespołu w zależności od potrzeb. Pracując ze specjalistami tylko przy danym projekcie, zaoszczędzasz pieniądze i dasz szanse swojej firmie na wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań.
Gdzie znajdziesz oszczędności?
Między innymi redukując koszty związane z:
- zatrudnieniem pracownika/tworzeniem stanowiska pracy (składki ZUS, usługi kadrowe)
- wyposażenie stanowiska pracy,
- szkolenie pracownika (przygotowanie do wykonywania zadań pracowniczych, bhp, ppoż., rodo).
W czym możemy Ci pomóc?
Oto kilka przykładowych zadań, które możesz nam delegować:
- Organizacja i koordynowanie firmowego kalendarza: zakładanie, aktualizowanie i zarządzanie ważnymi wydarzeniami:
- planowanie spotkań,
- rezerwacje terminów podróży oraz wizyt.
- Prowadzenie social mediów, w tym:
- tworzenie kont w mediach społecznościowych na Facebook, X (dawny Twitter), Linkedin i Instagram;
- tworzenie opisów profili mediów społecznościowych i wstawianie linków do strony internetowej firmy.
- pisanie, edytowanie i udostępnianie postów na portalach społecznościowych (strategia tworzenia treści).
- przeprowadzenie audytu mediów społecznościowych: przeprowadzenie dokładnej analizy ruchu, udziałów i wzmianek.
- monitorowanie konkurencji firmy w mediach społecznościowych poprzez sprawdzanie rankingów, widoczności online i priorytetyzację słów kluczowych.
- upewnienie się, że Twoja mała firma posiada strategię mobilnych mediów społecznościowych dla pełnej optymalizacji.
- reagowanie na bieżące informacje ze świata i nawiązywanie do nich w swoich wpisach.
- zaangażowanie się w relacje z odbiorcami: odpowiadanie na zapytania, dzielenie się istotnymi informacjami, podziękowanie klientom za wzmianki i zakupy oraz umieszczanie promocji.
- regularne aktualizowanie wszystkich kont w mediach społecznościowych.
- przeprowadzenie konkursów w mediach społecznościowych.
- Zadania personalne, w tym:
- tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych,
- wstępna weryfikacja kandydatów do pracy,
- wstępna weryfikacja CV,
- weryfikacja pracowników pod kątem doświadczeń zawodowych, zdolności kredytowej i karalności,
- układanie grafików pracowników,
- obliczanie godzin pracy,
- uzupełnianie wydatków,
- aktualizacja wynagrodzeń.
- Zadania związane z księgowością:
- wystawianie i wysyłanie faktur dla klientów,
- kontaktowanie się z klientami w sprawie zaległych płatności (miękka windykacja).
- zbieranie, dostarczanie i wprowadzanie do systemu dokumentów księgowych w formie cyfrowej.
- Zadania administracyjne:
- Sprawdzanie poczty elektronicznej, odpowiadanie na zapytania klientów i zarządzanie spamem.
- Organizowanie zgłoszeń do pomocy technicznej i udział w obsłudze klienta.
- Tworzenie i redagowanie dokumentów z odręcznych szkiców, faksów i nagrań.
- Tworzenie, formatowanie, przechowywanie i prezentowanie cotygodniowych raportów dotyczących sprzedaży, produktów, godzin i zadań.
- Tworzenie baz danych, wprowadzanie i aktualizacja.
- Tworzenie i wysyłanie kartek okolicznościowych, zaproszeń, biuletynów i podziękowań.
- Tworzenie formularzy, ankiet, prezentacji, szkoleń.
- Korekta dokumentów.
- Tworzenie wykresów z arkuszy kalkulacyjnych.
- Research i przygotowanie danych na wskazany temat.
- Wybór podwykonawców i dostawców (to najczęściej parę godzin researchu i wybadanie, kto jest najlepszy do współpracy).
- Wykonywanie ogólnych zadań dla biura, w tym kupowanie artykułów online, organizowanie miejsc na imprezy biurowe i zatrudnianie serwisu sprzątającego.
- Tworzenie projektów pism prawnych.
- Prowadzenie aukcji w Internecie, a także tworzenie ogłoszeń sprzedażowych, na różnych portalach.
Jeśli jesteś właścicielem firmy, przedsiębiorcą, prezesem, członkiem zarządu lub kierownikiem dowolnego działu, Twój czas jest największym aktywem, dlatego pomożemy Ci lepiej nim gospodarować.
Dodatkowo podejmując współpracę z nami oszczędzasz czas na poszukiwanie firm do obsługi BHP, PPOŻ, RODO, BDO, Księgowość, Kadr czy też Obsługi prawnej, a tym samym również oszczędzasz pieniądze, gdyż „multi-usługi” kosztują Cię taniej.
Wybierz jeden z dwóch modeli rozliczeń dla wszystkich oferowanych przez nas usług. Stawka godzinowa za wykonanie pojedynczego zadania lub abonament miesięczny. Na wszystkie nasze usługi wystawiamy fakturę VAT.
Zapraszamy do nowoczesnego outsourcingu związanego z delegowaniem zadań.